1с как настроить номер документа

Отладка автоматической нумерации в программах 1С

Принцип нумерации в программах 1С 8.3. Почему сбивается нумерация документов и договоров в 1С и какие эффективные способы отладки присвоения номеров в программе.

Принцип автоматической нумерации в 1С 8.3

Каждый элемент, занесенный в систему 1С (независимо от того, это элемент справочника или документ), имеет свой номер. Каждый номер уникален и присваивается объекту автоматически. Автоматическая нумерация 1С 8.3 для документов может задаваться:

• по типу документа;
• по периоду (обычно, уникальные номера присваиваются единицам каталога в пределах года, как того требуют нормативные акты).

По умолчанию номера создаются в хронологическом порядке: позже дата – больше номер. Как правило, автоматическая нумерация документов в 1с состоит из раздельного 2-частного шифра, где первая часть – это префикс базы данных, а вторая – порядковый номер элемента.

Присвоение идентификаторов осуществляется по порядку от самого короткого номера. Номер документа пользователь задает самостоятельно, при этом он не может изменить прификс базы данных. Например, если документ создается через бухгалтерию, то ему не изменяемый в дальнейшем присваивается префикс «БП».

Сбои автоматической нумерации, устранение неполадок

Автоматическая нумерация договоров 1с сбивается при ручном редактировании данных при создании документа. Вторая часть идентификатора состоит из шестизначного номера по умолчанию. Для примера: «00БП-000639». При создании следующего элемента пользователь вправе заменить не только номер документа, но и количество символов во второй части идентификатора документа/договора. К примеру, на «00БП-99». Логично, что следующим документом в этой последовательности будет файл с именем «00БП-100».

Однако, этого не случится, поскольку пользователь присвоил второй части имени двузначную нумерацию. Теперь ПО от 1С не сможет присваивать обозначения автоматически, а будет создавать новые файлы с одинаковым именем с «99» на конце, так это максимальное двузначное число. Это типичная ошибка пользователей 1С, приводящая к сбою нумерации.

Чтобы не допустить сбоя нумерации, нужно в порядковом номере файла использовать предельное число символов. Автоматическая перенумерация документов в 1С 8.3 позволяет создавать 2 и более файла с полностью идентичными именами. В этом случае есть риск отправки одного документа разным контрагентам.

Как восстановить автоматическую нумерацию в 1С

Для проверки и восстановления нумерации в 1С предусмотрено диагностическое средство под наименованием «Экспресс-проверка ведения учета». Минус инструмента в том, что он проверяет правильность последовательности идентификаторов только для счетов-фактур и кассовых документов.

Алгоритм использования «Экспресс-проверки»:

1. Переход в глобальный раздел «Отчеты»;
2. Переход на вкладку «Анализ учета», далее в «Экспресс-проверку»;
3. Откроется рабочее окно инструмента;
4. В окне нужно задать проверяемый период и кликнуть кнопку «Выполнить проверку»;
5. Если диагностика обнаружит ошибки, то в результатах выдачи они будут подсвечены красным маркером;
6. Программа предложит автоматическую перенумерацию. Перед тем как автоматически перенумеровать документы в 1с 8.3, прочтите предупреждение о том, что после ренумерации может произойти несовпадение номеров «первички» и документов, которые зарегистрированы в базах 1С.

Инструмент «Экспресс-проверка» после диагностики самостоятельно предложит новый номер для проблемного файла. Рекомендуется принять это наименования для избежания дальнейших ошибок.

Второй способ того, как изменить нумерацию в 1с 8.3 автоматически – создание обработки. Нужно создать новую внешнюю обработку, включив в нее такие реквизиты:

• Дата начала;
• Дата окончания;
• Начальный номер.

Если учет осуществляется по нескольким подведомственным организациям, то нужно добавить реквизиты «Организация» или «Префикс». Далее, нужно создать ряд серверных команд, делать это нужно с привлечение компетентного программиста.

Выглядеть это должно так.

Применение данной обработки выравнивает нумерацию

В качестве заключения нужно отметить, что если вы не являетесь опытным пользователем 1С, не нужно менять текущий алгоритм присвоения идентификаторов. Если возникла необходимость заменить номер документа/договора, то используйте максимальное число символов для правой части имени файла. В Сети есть множество ссылок на обработки, которые позволяют произвести отладку нумерации. Скачать одну из них: Perenumeratsiya-dokumentov-v-1S-Buhgalteriya-8.3.zip.

Источник

Как настроить нумерацию документов в 1С?

Каждый элемент, будь то справочник или какой-либо документ, заносится в программу 1С со своим номером. Этот номер уникальный и присваивается каждому элементу программой автоматически. Однако очень часто нумерация сбивается без каких-либо видимых причин. Почему это может происходить и как избежать подобных ситуаций, поговорим в нашей статье.

Нумерация документов в 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 частично изменилась по сравнению с редакцией 2.0. Номер каждого документа в системе теперь состоит из четырёх символов префикса и самого номера. Если в программе 1С мы захотим завести несколько организаций, то будут задействованы первые два символа префикса (рис. 1), поскольку именно они определяют организацию и устанавливаются непосредственно в карточке организаций (рис. 2) (для каждой организации заводим уникальный символ префикса). Так документы разных организаций легко различаются и имеют независимую нумерацию.

Если префикс организации не будет установлен, то по умолчанию он примет значение «00». Третий и четвертый символы префикса в большинстве случаев устанавливаются в момент настройки синхронизации между различными конфигурациями 1С, к примеру, между 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (рис. 3).

1С:Бухгалтерия предприятия 8 обеспечивает автоматическую нумерацию документов в порядке их ввода в информационную базу. Номер присваивается документу только в момент его записи. Такой подход гарантирует строго последовательную нумерацию документов, когда с общими данными работают несколько пользователей. Но мы можем изменить автоматически присвоенный номер вручную, однако стоит иметь в виду, что при этом программа не позволит записать уже использованный номер. А если мы захотели внести нумерацию, содержащую символы «/» или «-» и подобные, то должны иметь в виду, что придётся и дальше вручную редактировать номера, поскольку автоматическая нумерация документов будет нарушена.

Также пользователь вправе изменить количество знаков во второй части номера документа. К примеру, «00БП-000099» изменить на «00БП-99». Было бы логично, что следующим номером по хронологии должен стать «00БП-100». Однако этого не произойдёт, поскольку пользователь изменил количество знаков во второй части номера. Теперь 1С будет создавать новые документы с одинаковой нумерацией «99» на конце, так как это максимальное двузначное число. Чтобы обезопасить себя от сбоя нумерации документов, нужно в порядковом номере файла использовать предельное количество символов.

В начале каждого года нумерация документов начинается заново.
При вводе документа задним числом программой присваивается очередной порядковый номер текущего года. Если при этом информационная база содержит документы с более поздней датой, хронологическая последовательность номеров документов будет нарушена. Чтобы это исправить, вам придётся перенумеровать документы вручную.
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в разделе «Отчёты» — «Анализ учёта» есть обработка «Экспресс-проверка» (рис. 4), с помощью которой пользователю представляется возможным проверить и исправить нумерацию счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров.

В настройках отчёта мы выбираем раздел учёта, по которому будет проводится проверка. В нашем случае это нумерация кассовых документов и нумерация счетов-фактур (рис. 5).

Раскрывая выведенные проверкой ошибки, мы можем более детально их рассмотреть и при необходимости выполнить перенумерацию документов, нажав на соответствующую ссылку «Автоматическая перенумерация документов» (рис. 6).

В этой статье мы рассмотрели, как настраивается нумерация в программе 1С. Надеемся, что этот материал оказался вам полезен. Если возникнут вопросы по данной теме, звоните к нам на Линию консультаций 1С компании «Что делать Консалт». Мы вам обязательно поможем! Наши консультанты имеют многолетний опыт работы с программами 1С и знают ответ на любой вопрос. Первая консультация совершенно бесплатно!

Источник

Нумератор документов в 1С 8.3

Все имеющиеся в 1С документы обязательно снабжаются специальными реквизитами — конкретнее, номером, временем и датой. Эти параметры гарантируют внутренние логику и порядок действия системы. Нумерация в системе автоматическая. Но может сбиваться, скажем, из-за неверных действий пользователей, меняющих номера «вручную». При отсутствии сторонних воздействий контроль за уникальностью номеров выполняется Нумератором документов.

Именно благодаря Нумератору нельзя создать документы с идентичными номерами. Когда документ сохраняется в журнале, то программа определяет ему следующий порядковый номер.

Ниже подробнее расписано, как действует Нумератор в виде объекта метаданных, определяющего порядок нумерации документов, в качестве примера приводится программа «1С:Бухгалтерия 3.0».

Документ, который мы хотим обработать, следует открыть в соответствующем варианте «Конфигуратор», далее через закладку «Нумерация» просмотреть нужные настройки. В частности, там есть галочка на автонумерацию, контроль для длины номера и уникальности и поле «Периодичность».

Каждую из установок следует изучить внимательнее.

Если установить галочку Автонумерации, то прямо при создании документ получит следующий по порядку номер. Номер останется уникальным в течение периода, отмеченного в соответствующем поле. Когда период обновится, то и нумеровка документов будет продолжаться по новой.

Показатель длины номера определяет, сколько может быть в символах эта максимальная длина.
Если стоит галочка на «контроле уникальности», то при сохранении документа программа будет согласно вышеописанному проверять номер на уникальность. Контроль выполняется в пределах периода из поля «Периодичность».

В поле «Периодичность» задаётся период, в течение которого номер гарантированно сохраняется уникальным. Обычно 1 год. Но можно задать четверть года, месяц или вообще один день. На практике результатом будет то, что при установке через месяц нумерация документов по прошествии месяца опять начнётся с первого номера.

Тип. Этой настройкой определяется, в каком виде формируется номер, т. е. в виде строки или числа. Скажем, если кроме цифры должны быть ещё разделяющие символы или буквы, отмечается «Строка».
Соответственно всем этим настройкам, когда документ сохраняется, то автоматически получает номер из 11 символов с временем проверки 1 год. Когда период обновится, то и нумерация тоже.

Главная функция нумератора — именно нумерование различных документов.

С его использованием можно пронумеровывать несколько их типов сразу. Это делается через дерево «Документы-Нумераторы».

Дабл-кликом мышки открывая «Нумератор», можно изучить на панели свойств характеристики. Такие же, как ранее рассматривались в свойствах нумерации документов.

Можно и создать собственный нумератор (через клавишу «Добавить» либо Ins) и назначить ему свойства.

После создания можно отметить новосозданный нумератор в настройках документа. Для тех документов, где он будет определён, будут применяться именно его свойства нумерации и в таких документах будет сквозная нумерация.

Например, так после выбора нумератора можно увидеть, что в свойствах документа параметры нумерации не задействованы.

Так, создав и отметив нумератор документов в свойствах, можно назначать различным группам документов различные способы их нумерации или, напротив, несколько разных видов документов нумеровать одинаково.

Источник

Префиксы и нумерация документов в 1С

В данной статье мы поговорим о том, как в типовых прикладных решениях формируются номера документов и какие параметры и настройки влияют на это.

В этой статье мы не будем касаться различных специфических документов и случаев с отдельными нумераторами. Мы рассмотрим стандартные документы, такие как Счета на оплату, Поступления товаров или Реализации.

Префиксы в номере документа

Как правило, стандартная длина номера документа в 1С составляет 11 символов. Номера присваиваются автоматически при вводе новых документов. Каждый следующий документ увеличивает этот показатель на единицу.

Давайте рассмотрим пример типового документа. В общем случае, номер имеет примерно такой вид ТДБП-000001. Первые пять символов номера являются служебными и используются системой в качестве общего префикса . Таким образом, остается только 6 знаков для использования в качестве непосредственно номера документа. И с учетом того, что уникальность документов одного вида контролируется в течение года, у вас есть миллион числовых комбинаций — этого хватит в 99,9% случаев.

Префикс организации

Пять первых символов система занимает не просто так. Первые два из них являются префиксом организации. Он используется для случая, когда в одной базе у вас ведется учет по нескольким организациям. Он позволяет вести независимую и уникальную нумерацию для каждого юридического лица. Кроме того, с помощью него удобно отличать документы различных организаций друг от друга, если вы просматриваете их в общем списке. Данный префикс задается в карточке организации и рекомендуется к заполнению, если в вашей базе в справочнике Организаций у вас присутствует два и более юридических лица.

В противном случае нумерация документов будет вестись без учета организации, но отдельно для каждого вида документа. При этом если префикс не установлен, то по умолчанию в номерах документов первые два символа будут принимать значение «00».

Префикс базы данных

Третий и четвертый символы — это префикс базы данных . В современном реалиях, очень часто несколько различных баз работают совместно и обмениваются документами друг с другом. В качестве примера можно привести обмен между программами 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8. При этом, документы одного типа могут создаваться одновременно в двух базах, и по префиксу базы данных можно понять и однозначно определить, в какой именно базе этот документ был создан. Устанавливается и настраивается этот префикс в разделе Администрирование — Синхронизация данных

Еще один символ из 11 доступных забирает тире или дефис «-«. В записи номера документа он является вспомогательным и служит для того, чтобы отделить служебные символы префиксов от данных выводимых на печать. Таким образом оба префикса и дефис не будут выводиться на печать и в формируемый бланк попадет только та часть номера, которая расположена справа от дефиса.

Обратите внимание, если не заполнить префиксы организации и базы, то номера документов в программе будут выглядеть «0000–000001». То есть незаполненный префикс базы данных тоже примет значение «00».

Что произойдет, если не устанавливать префиксы заранее

Если вы только начали вести учет в программе, то лучше сразу установите префиксы для базы и организации. В дальнейшем, если добавятся новые организации в базу или вы решите синхронизировать вашу учетную систему с другой, вам будет проще. Но если вы точно знаете, что этого никогда не произойдет, то на префиксы можно не обращать внимания и оставить их нулевыми.

В случае, если вы уже вели учет в программе и решили установить префиксы, то проследите за тем, чтобы после указания префиксов автоматическая нумерация продолжилась с нужного вам номера. Если этого по какой-то причине не произошло, то для того, чтобы в дальнейшем при создании нового документа программа знала, какой номер должен быть следующим, задайте ему номер вручную. Далее система продолжит нумерацию правильно. Другими словами, если у вас до ввода префикса номер последней накладной имел вид «ТДБП-000014», то следующий номер должен быть «ТДБП-000015»

Дополнительные префиксы (на примере Бухгалтерии 3.0)

Программой, в некоторых случаях для определенных видов документов, могут устанавливаться дополнительные префиксы. Например, для документа Счет-фактура выданный на аванс, в случае если в настройках системы в Разделе Справочники — Налоги — НДС задана отдельная нумерация авансовых счетов-фактур будет устанавливаться дополнительный префикс А. Так же в при некоторых настройках обмена и переносе данных из других конфигураций, могут также устанавливаться дополнительные префиксы.

На этом все. Приятной и удобной работы!

Видео инструкцию к данному материалу можно посмотреть в моем инстаграме — в нем вы найдете много обучающих роликов.

Напоминаю, что Вы всегда можете обратиться ко мне по любым вопросам связанным с доработкой и настройкой 1С

Подписывайтесь на канал и группы в социальных сетях, чтобы не пропустить новые публикации.

Полный текст этой статьи и другие интересные материалы также можно прочитать на нашем сайте в разделе обучение.

Источник

Нумерация документов в 1С 8.3

Настройка нумерации документов

Настройка нумерации документов выполняется на закладке Нумерация:

Автонумерация — если данный флаг установлен, то при записи номер заполняется автоматически. Новый номер выдается на 1 больше максимального номера. Если данный флаг снять, то номер нужно будет заполнять вручную. Но даже с установленным флагом номер всегда можно заполнить вручную, в том числе изменить у уже записанного документа.

Длина номера — данное свойство определяет длину номера. Если автоматически выданный новый номер меньше длины номера, то в начало номера добавляются лидирующие нули. Это нужно для правильной сортировки по номеру. Если установить длину номера равной нулю, то у документа не будет реквизита номер.

Тип номера — может быть числом или строкой. Как правило используется строковый номер.

Контроль уникальности — при записи документа будет выполняться контроль уникальности номеров. Если уже есть документ с таким номером, то платформа не даст записать его с ошибкой «Значение поля «Номер» не уникально».

Периодичность — период, в пределах которого будет выполняться контроль уникальности. Можно выбрать в пределах:

Например, если установить периодичность = В пределах месяца, то платформа позволит записать несколько документов с одним номером, но в разных месяцах:

Если периодичность = Непериодический, то ни при каких обстоятельствах нельзя сохранить документы с одинаковым номером.

Как правило периодичность указывается в пределах года.

Также данный параметр влияет на выдачу номеров с начала нового периода. Если 31 декабря последний номер был 3782, то 1 января платформа снова начнет выдавать новые номера начиная с 1.

Для получения нового номера используется специальный менеджер автонумерации.

Нумератор

Для каждого вида документа используется своя нумерация. То есть если создать в конфигураторе еще один документ Расход товара, то для него будет использоваться своя нумерация.

Чтобы для разных видов документов можно было использовать сквозную нумерацию можно создать Нумератор.

Нумератор создается в узле Документы -> Нумераторы:

Его свойства ничем не отличаются от настроек нумерации документа:

Затем данный нумератор нужно указать в свойствах документа:

Теперь для всех документов с данным нумератором будет использовать сквозная нумерация.

Префиксы номеров

Префикс — это строковая часть номера. С разными префиксами можно использовать одинаковые номера, например:

Для установки префикса используется обработчик модуля объекта ПриУстановкеНовогоНомера. Данный обработчик вызывается только для новых документов и если включена автонумерация.

Источник