Меню

Как настроить электронную переписку

Настройка сообщений электронной почты

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Создание сообщения электронной почты в Outlook предлагает наиболее и настройки какой-либо функции Outlook. Независимо от того, какой тип сообщений — деловых или личных — вы пишете, вы всегда можете добавить уникальный стиль.

Примечание: Outlook использует редактор с учетом Word для сообщений электронной почты. Если вам нужна помощь с возможностями редактирования, запустите Word, нажмите клавишу F1 и найдите в Word справки.

Установка параметров доставки.

Параметры отправки включать параметр уровень важности сообщения, обеспечивая дату окончания срока действия и указания задержки даты и времени для отправки сообщения.

Можно настроить уровень важности сообщения, чтобы получатели могли видеть индикатор в папке «Входящие» перед открытием. Уровень важности, который поможет сортировку сообщениями, отправленными важность получателей.

На вкладке сообщение в группе теги выберите Высокая важность или Низкая важность. Чтобы показать, что он заинтересованность выбранный значок будет выделен.

По истечении срока действия сообщения в папках Outlook остается видимым в заголовке сообщения. Несмотря на то, что сообщение будет отображаться как зачеркнутые, он по-прежнему могут быть открыты.

На вкладке Параметры в группе Дополнительные параметры выберите Параметры сообщения диалогового окна .

В диалоговом окне Свойства в разделе Параметры отправкиустановите флажок истекает и выберите дату и время.

Если вы используете учетную запись электронной почты Microsoft Exchange , можно задержка доставки одного сообщения. Вне зависимости от типа учетной записи электронной почты все правила можно использовать для задержка доставки всех сообщений, удерживая их в папке «Исходящие» в течение указанного времени после выбора Отправить.

Чтобы отложить доставку сообщения электронной почты Exchange только для учетных записей

На вкладке » Параметры » в группе Дополнительные параметры выберите пункт Задержка доставки. Диалоговое окно Свойства откроется с установленным флажком Не доставлять до .

Выберите дату и время доставки, который вы хотите.

Примечание: Для каждого сообщения, которое вы хотите отложить необходимо выбрать Задержка доставки . Чтобы отложить все сообщения, выполните следующую процедуру отложить доставку сообщения электронной почты для всех учетных записей электронной почты.

Чтобы отложить доставку сообщения электронной почты для всех учетных записей электронной почты

Вы можете настроить параметры в мастере правил ограничить условия для при наложенные задержка.

В любом представлении Outlook выберите вкладку » файл «.

Выберите Управление правилами и оповещениями > Создать правило.

В разделе Шаг 1: выберите шаблонв разделе Начать с пустого правилавыберите Применение правила к отправленным мной сообщениями нажмите кнопку Далее.

Снова нажмите кнопку Далее , а вы видите это правило применяется ко всем сообщениям, которые вы отправляетесообщение, нажмите кнопку Да.

В разделе Шаг 1: выберите действия, установите флажок отложить доставку на количество минут .

В разделе Шаг 2: измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение), выберите подчеркнутое ряд.

Введите число от 1 до 120 и нажмите кнопку ОК.

Выберите Готово и когда появится сообщение о это правило правило на стороне клиента и обработает только при запуске Outlook, нажмите кнопку ОК.

Примечание: Это новое правило задерживается всех сообщений, отправляемых на число минут, введенное на шаге 7. Outlook должно оставаться выполняемого для этих количество минут после выбора отправки в соответствии с заданной задержкой.

Изменение внешнего вида сообщения

У вас менее восьми способы изменения внешнего вида сообщения.

На вкладке Параметры в группе Темы нажмите кнопку Цвет страницы.

Примечание: Поместите курсор в тексте сообщения, чтобы можно было параметр Цвет страницы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выберите цвет в палитре Цвета темы или Стандартные цвета.

Выберите пункт Другие цвета, чтобы увидеть расширенную палитру.

Выберите пункт Нет цвета, чтобы сделать страницу бесцветной.

Выберите пункт Способы заливки, чтобы добавить градиент, текстуру, узор или рисунок, а затем настройте параметры заливки.

Примечание: Если на этапе 2 вы выберете цвет, он будет учитываться при создании эффектов градиента, текстуры или узора.

Существует несколько способов, можно изменить шрифт в текст сообщения.

На вкладке сообщение в группе Основной текст можно выбрать шрифт, размер шрифта, начертания шрифта (полужирный, курсив и подчеркнутый), цвет шрифта и выделения текста.

На вкладке Формат текста в группе « Шрифт » можно выбрать шрифт и размер шрифта и увеличить или уменьшить размер на один шаг. Вы можете изменить начертание шрифта (полужирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый, подстрочный, надстрочный); Изменение регистра, цвет шрифта и выделения текста; и отменить форматирование шрифта.

На мини-панель инструментов, которая появляется при выделении текста, можно выбрать шрифт, увеличить или уменьшить размер на один шаг, Выбор темы, используйте формат по образцу, выберите начертание шрифта (полужирный, курсив и подчеркнутый) и выделите текст.

На вкладке » Формат текста » в группе Стили можно выбрать стили.

Совет: Используйте стили для создания сообщений с профессиональным оформлением.

Рисунки можно привлечь внимание получателей, но их можно увеличить размер файла сообщения. Это одна из причин, который должен использоваться графические умеренно. Изменение внешнего вида фона сообщения, читайте в статье Добавить фоновый цвет, градиент, текстуру, узор или рисунок.

Чтобы добавить рисунок

В группе » иллюстрации » на вкладке » Вставка » выберите один из следующих типов иллюстрации.

Выберите рисунок, а затем перейдите в папку для сохранения необходимый рисунок.

Выберите нужный рисунок и нажмите кнопку Вставить.

Можно изменить размер или повернуть рисунок с маркерами перетащите рисунок. Изображение Дополнительные параметры щелкните рисунок правой кнопкой мыши и выберите команду.

Библиотека art картинки не поддерживается в Outlook 2016 или Outlook 2013; Тем не менее Outlook по-прежнему помогут Вставка картинки. Для получения дополнительных сведений отображается Добавить рисунок в документ.

Чтобы вставить картинку на сообщение, созданных в Outlook 2010:

Выбор Картинки, введите Описание для картинок, которые нужно искать и нажмите кнопку Перейти.

Установите флажок Включить на сайте Office.com, чтобы включить картинки из Office.com.

Выберите изображение, которое вы хотите вставить.

Нажмите кнопку фигуры и выберите фигуру, которую вы хотите.

Параметры Дополнительные фигуры щелкните фигуру правой кнопкой мыши и выберите команду.

Выберите Рисунок SmartArt.

Выберите макет для графического элемента SmartArt и нажмите кнопку ОК.

Выберите графический элемент SmartArt, чтобы добавить текст.

Чтобы задать дополнительные параметры щелкните правой кнопкой мыши графический элемент SmartArt и выберите команды.

Выберите тип диаграммы, а затем нажмите кнопку ОК.

В журнале Microsoft Excel 2010 введите данные для диаграммы.

Дополнительные параметры щелкните диаграмму правой кнопкой мыши и выберите команду.

Нажмите кнопку снимок экрана.

Выберите один из предварительного просмотра изображения или Вырезка экрана.

Выделите область экрана, на который вы хотите сохранить.

Чтобы добавить объект WordArt

В меню Вставка выберите команду объект WordArt в группе текст.

На вкладке сообщение в группе Основной текст выберите маркеры или Нумерация кнопки.

Нажмите клавишу ВВОД, чтобы добавить следующий элемент списка. Outlook автоматически вставит следующий маркер или номер.

Выполните одно из следующих действий:

Чтобы завершить ввод списка, нажмите клавишу ВВОД два раза.

Читайте также:  Как настроить чувствительность пера графического планшета pablo coast 16

Чтобы удалить последний маркер или номер в списке, нажмите клавишу Backspace.

Советы: Чтобы создать маркированный или нумерованный список можно использовать сочетание клавиш.

Чтобы создать маркированный список, введите * (звездочка) и нажмите клавишу ПРОБЕЛ или Tab.

Чтобы создать нумерованный список, введите 1., а затем нажмите клавишу ПРОБЕЛ или Tab.

Таблицы состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут заполнять с текстом и рисунками. Таблицы часто используются для упорядочения и представления данных.

Также можно использовать таблицы для создания разметки страницы или для создания текста, рисунков и дополнительные макеты таблицы.

Чтобы добавить таблицу

Выберите место для вставки таблицы.

На вкладке Вставка в группе таблицы выберите таблицу.

Выполните одно из следующих действий:

Пункты Экспресс-таблицы и выберите таблицу, которую вы хотите заменить данные в таблице данных.

Выберите пункт сетка таблицы и выберите количество строк и столбцов, чтобы создать новую, пустую таблицу.

Выберите команду Нарисовать таблицу, чтобы отобразить указатель, позволяющий изменять размеры ячеек таблицы, которые можно добавить.

Выберите Excel электронную таблицу Открытие новой электронной таблицы в текст сообщения. Чтобы изменить размер листа можно использовать указывает маркер.

Примечание: При выборе Excel электронной таблицы может появиться диалоговое окно с вопросом, если вы доверяете источнику книги Excel. В большинстве случаев особенно, если исходный документ Excel установлена на вашем компьютере, вы можете Да. Если вы озадачен сведения о принятии Да, поскольку Excel выполняется из другого источника или сеть, обратитесь к администратору сети.

Можно создать подпись по умолчанию, чтобы она добавлялась во все исходящие сообщения или вставить подпись вручную в исходящие сообщения по отдельности.

Чтобы автоматически вставить подпись

На вкладке Сообщение в группе Включение нажмите кнопку Подпись и выберите пункт Подписи.

Примечание: Вы также можете открывать параметры подписи, которые доступны на вкладке сообщение после выбора ответа Ответить всем или Переслать в открытом сообщении.

В диалоговом окне подписи и бланки на вкладке Подпись электронной почты в списке выберите подпись для изменения выберите нужную подпись. Или выберите Создать для создания подписи.

В разделе выберите подпись по умолчанию в правом верхнем углу диалогового окна в списке новые сообщения выберите нужную подпись.

Если вы хотите включить подписи в том, что при ответе на сообщения и сообщений, которые вы пересылаете, в списке ответы и пересылаемые сообщения выберите подпись. Если вы не хотите подпись в этих сообщений, выберите значение Нет.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы добавить подпись по умолчанию для текущего сообщения, на вкладке сообщение в группе Включить выберите подпись и выберите нужную подпись.

Чтобы вставить подпись вручную

На вкладке сообщение в группе Включить выберите подписьи выберите подпись, которую вы хотите.

Примечание: Также можно открыть параметры подписи, которые доступны на вкладке сообщение после выбора ответа Ответить всем или Переслать в открытом сообщении.

Группа » символы » на вкладке » Вставка » с кнопками, позволяющие вставлять уравнения, символа и горизонтальной линии в сообщение электронной почты.

Сложные формулы можно быстро добавить в сообщение. При выборе кнопка » Формула » доступ к вкладке » Конструктор » и набор средств и математических символов и структуры.

Кнопка » символ » можно использовать для добавления:

Символы, такие как ¼ и ©, нет на клавиатуре.

Специальные знаки, такие как длинное тире (—) или многоточие (. ), которых нет на клавиатуре.

Если вы используете расширенный шрифт, например Arial или Times New Roman, появится список набор. Из этого списка можно выбрать из расширенного списка символов языков. Набор включает греческий или русский (кириллица), если они доступны.

Кнопка » Горизонтальная линия » позволяет отделить сообщения на разделы. Линии имеет ширину (толщину) ½ пт и использует автоматическое цвет по умолчанию.

Тема — набор единообразных элементов оформления и цветовые схемы, поможет вам создать профессионально оформленные сообщения и. При применении темы к документу, Outlook настраивает цвета фона и рисунки, текст и стилей заголовков, списки, горизонтальные линии, цвета гиперссылок и цвета границы таблицы. Одноуровневый и многоуровневых списков также настроены.

На вкладке Параметры в группе темы щелкните темы.

Выполните одно из следующих действий:

Выбор темы и сбросить текущей темы с помощью шаблона, найдите другой темы или сделать тему, которую вы используете как значение по умолчанию.

Выбор цвета и выберите стиль цветовую палитру для темы или создайте собственный.

Выбор шрифтов и выберите шрифт из списка по умолчанию или выбрать собственный.

Нажмите кнопку эффекты и выберите один из готовых эффектов.

Выберите Цвет страницы и нажмите Выбрать из готовых палитры цветов темы, выберите Нет цвета или создать цвет или добавить эффекты заливки.

Отслеживание сообщения

Отслеживание сообщений с отметки или получателя или уведомление о прочтении, можно использовать параметры, доступные в группе теги на вкладке сообщение. И вы также можете использовать параметры голосования.

Помеченные электронной почты сообщения помогут лучше управлять ваша почта. Помеченные сообщения создавать элементов списка дел для вы сами или для вас и получателей сообщения электронной почты. Вы можете помечать сообщения электронной почты, например, что запросы необходимые сведения по определенной дате. Получив сообщение, получатель с ним появится флажок, и при ее открытии в Outlook в Панель сведений в области чтения, а также в верхней части сообщения появляется сообщение.

Сообщения, отмеченные для себя поможет вам отслеживать, кто ответил на сообщение. В предыдущем сценарии отправлено помеченные по электронной почте сообщение с запросом сведений к определенной дате. Путем также пометки для себя сообщение, напоминание для поиска ответов. Outlook даже помогут вам автоматически Поиск ответов в исходном сообщении помеченные.

На вкладке сообщение в группе теги выберите Отметка к исполнению и выберите результатов выполнения Дата или выбрать другой.

Если вы хотите, чтобы напоминание об этом отмеченное сообщение, на вкладке сообщение в группе теги выберите Отметка к исполнению и выберите пункт Добавить напоминание. При желании можно изменить напоминание даты и времени.

При желании можно включить Пометка для получателей, чтобы получать оповещения о крайнего срока. На вкладке сообщение в группе теги выберите Отметка к исполнению и выберите Пометка для получателей. Чтобы включить напоминания получателю о отмеченное сообщение, установите флажок напоминание и, при необходимости измените дату и время.

Создание опроса, включив кнопки голосования в сообщение электронной почты в Outlook несложно.

На вкладке Параметры в группе Отслеживание выберите Кнопки голосования.

Выберите один из указанных ниже вариантов.

Утверждение; Отклонить
при наличии вопросов или событие, например, который необходимо утверждения или отклонения.

Да; Не
когда все нужные Да или нет, это хороший способ проведения быстрого голосования.

Да; Нет; Возможно
Если вы не хотите ограничить выбор Да «и» Нет, эта функция голосования обеспечивает дополнительный ответ.

Настраиваемые
выберите этот параметр, чтобы создать собственные кнопки голосования. Например вы можете пригласить коллег для выбора среди три дня недели для еженедельного повторяющегося собрания для преподавателей.

После отображения диалогового окна Свойства в группе Параметры голосования и отслеживания установите флажок Кнопки голосования.

Выберите и удалите названия кнопок, заданные по умолчанию, и введите любой текст. Имена кнопок разделяются точкой с запятой.

Уведомление о доставке сообщает, что сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя, но не имеет ли получатель просмотреть его или прочитать его. Прочтении сообщает, что сообщение было открыть. В обоих случаях можно получать уведомления, когда сообщение доставлено или прочтено. Содержимое уведомления о сообщениях нажмите автоматически заносятся в исходное сообщение в папке » Отправленные «.

Читайте также:  Лада калина хэтчбек как настроить часы

Не используют, однако только эти поступлений. Получатель сообщения могут определяют был запросе и отклонено для отправки одного запроса на чтение. Если сообщение в области чтения только для чтения, возможно, не отправлено прочтении. Кроме того почтовая программа получателя не поддерживаются прочтении;

Чтобы добавить прочтении или доставке

В окне сообщения на вкладке Параметры в группе Отслеживание установите флажок запрашивать уведомления о доставке или запросить уведомление о прочтении.

Чтобы включить отслеживание параметры для всех отправляемых сообщений электронной почты

Перейдите на вкладку файл > Параметры > Почта.

В группе Отслеживание выберите необходимые параметры.

Электронные визитные карточки облегчить общего доступа контактные данные. Электронные визитные карточки можно быстро вставить в отправляемых сообщений и являются немедленно распознаваемое получателем. Вы можете отправить корпоративной электронной визитной карточки или личных идентификатора, который вы настроили. Кроме того вы можете отправить контактных данных другого пользователя с электронной визитной карточки. Можно также переслать электронных визитных карточек.

На вкладке сообщение в группе Включить нажмите кнопку Вложить элемент > Визитные карточки, а затем выберите имя в списке. Визитная карточка меню показаны последние 10 имен контактов вставленные виде электронных визитных карточек в сообщениях.

Вы можете добавить в сообщение несколько визитных карточек.

Если вы не видите имя, которое вы хотите, выберите пункт другие визитные карточки, выберите имя в списке Хранить как и нажмите кнопку ОК.

Чтобы различать повторяющихся имен Визитная карточка меню, выберите пункт другие визитные карточки. Просмотреть дополнительные сведения, такие как карточки предварительного просмотра, в диалоговом окне Вставка визитной карточки.

При перетаскивании визитную карточку из представления визитных карточек в новое сообщение, сообщение отправляется только vCard (VCF) включены. Форма контакта откроется вложенный VCF-файл со всеми данными, получатели могут быть сохранены в свои списки контактов. Отображается электронной визитной карточки в форме контакта.

Источник



Электронная почта

Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности, одна из которых — обмен сообщениями электронной почты.

Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, а также отвечать на приглашения и т. п.

Для отправки, хранения и получения сообщений и элементов Outlook, а также для задания места хранения сведений Outlook используется группа настроек, называемая информационной службой. Примеры информационных служб: оперативная служба Microsoft Network, сервер Microsoft Exchange. Если планируется использование в Outlook средств электронной почты, необходимо включить в конфигурацию соответствующую информационную службу. Информационную службу электронной почты в любой момент можно добавить или удалить. Если конфигурация уже создана администратором и в ней установлена информационная служба и параметры электронной почты пользователя, то можно приступать к настройке электронной почты в Outlook.

Как настроить электронную почту

Настройка электронной почты

  1. В меню Сервис выберите пункт Параметры.
  2. На закладке Настройки нажмите кнопку Параметры почты.
  3. В открывшемся окне (рис. 150) отметьте флажками те пункты, которые вам нужны.

Рис. 150. Окно Параметры электронной почты

Если вы ведете интенсивную .электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров сложно. Для того чтобы адреса и имена ваших партнеров заносились в папку Контакты автоматически, Необходимо отметить флажком пункт Адреса, по которым я отвечаю, помещать в папку.

Для установки дополнительных параметров воспользуйтесь кнопкой Дополнительные параметры (рис. 151).

В зависимости от установленных флажков в группе При получении сообщения Outlook может подать звуковой сигнал, изменить на время вид курсора. Воспользовавшись кнопкой Параметры отслеживания в окне Параметры электронной почты, вы сможете установить автоматическую обработку уведомлений о доставке сообщений.

Рис. 151. Окно Дополнительные параметры электронной почты

Как получить и просмотреть почту

Откройте папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook (рис. 152). В левом верхнем окне, рядом с названием папки, показано число полученных вами сообщений. Рабочее поле состоит из двух частей:

  • списка сообщений;
  • текста сообщения (выделенного).

Список сообщений содержит данные о письмах, имеющихся в текущей папке. К этим данным относятся: Автор сообщения (поле От), Тема сообщения (поле Тема), Дата получения (поле Получено).

В поле текста сообщения показывается содержимое текущего сообщения (выделенного синим цветом).

Заголовки писем, которые вы еще не прочитали, отмечены значком запечатанного конверта, в отличие от них прочтенные письма- значком открытого конверта.

Скрепка рядом с заголовком письма показывает на то, что в письме имеется вложенный файл.

Красный восклицательный знак рядом со значком конверта указывает на высокую важность сообщения, синяя стрелка вниз — на низкую.

Рис. 152. Окно просмотра папки Входящие

Как написать электронное письмо

В принципе электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Суть должна быть изложена кратко и четко, тем более что скорость общения по электронной почте позволяет получателю письма быстро запросить у отправителя интересующие его подробности. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений.

Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, так как они указываются в заголовке письма.

И наконец, как и на обычные письма, на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению.

Создание сообщения

  1. Выберите в меню Файл команду Создать сообщение или нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов.
  2. Откроется окно с заготовкой письма (рис. 153).

Рис. 153. Создание нового сообщения

Почтовое сообщение состоит из следующих полей:

Тип поля Назначение поля
Кому Указываются адреса получателей сообщения
Копия Указываются адреса дополнительных получателей
СК Указываются адреса дополнительных получателей сообщения, не отображаемых в списке получателей
Тема Краткое описание сообщения
Тело сообщения Само сообщение
  1. В поле Кому введите имя вашего адресата. Можно воспользоваться сведениями об адресатах из вашей электронной записной книжки (Контакты), нажав кнопку Кому.
  2. Появится диалоговое окно Выбор имен (рис. 154).

Рис. 154. Диалоговое окно Выбор имен

Вам достаточно щелкнуть по нужному имени в окне Контакты и нажать кнопку Кому, чтобы скопировать его в список получателей сообщения.

Если вы хотите добавить адресата в папку Контакты, нужно воспользоваться кнопкой Создать контакт и занести его имя, фамилию и адрес электронный почты.

Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда письма нужно разослать в несколько адресов. Это можно сделать разными способами. Можно перечислить всех адресатов, выбирая их из открывшегося списка. Но правильнее оставить в поле Кому одного адресата, а всех остальных поместить в поле Копия. Очень часто бывает так, что, рассылая коммерческие предложения в различные адреса, вы каждому адресату хотите дать понять, что этот текст был создай исключительно для него. Для этого внесите всех получателей (кроме основного) в поле СК.

  1. После того как указан адресат сообщения, необходимо задать тему сообщения в поле Тема (см. рис. 153).
Читайте также:  Как настроить зажиганье ваз 2107

Когда заданы адресат и тема сообщения, можно набирать сам текст. Делается это точно так же, как в текстовом редакторе.

Удобно в качестве редактора сообщений электронной почты использовать Microsoft Word.

Выбор редактора сообщений электронной почты

  1. Войдите в меню Сервис и выберите пункт Параметры в окне входящие.
  2. Появится диалоговое окно Параметры (рис. 155), раскройте закладку Сообщение.
  3. На этой же закладке, нажав кнопку Шрифты, можно установить шрифт и размер шрифта, который вы будете использовать для текстов отправляемых и получаемых сообщений.

Почтовое сообщение в Outlook может быть подготовлено в следующих форматах:

  • формат RTF Microsoft Outlook;
  • обычный текст;
  • HTML.

Для установки формата сообщения воспользуйтесь командами меню Формат.

Текстовый формат использует в теле сообщения только текст, и все иные способы форматирования (цвет фона, шрифтовые вариации и т. д.) отсутствуют.

Использование формата RTF Microsoft Outlook дает возможность форматирования текста, установки маркеров, выравнивания. Используя HTML, вы можете создавать «красивые» письма. В письмо можно вставить гиперссылку, эффектный рисунок, встраивать таблицы, задавать фон и т. д.

В каком формате рассылать сообщения электронной почты — решать вам, но надо помнить о том, что не все пользователи электронной почты умеют распознавать формат HTML. Поэтому лучше выбрать для почты формат обычного текста. Если же вы уверены в том, что ваши адресаты умеют распознавать формат HTML, вы получите возможность отправлять красочные проспекты, рекламные листки, прайс-листы с многочисленными эффектами.

Рис. 155. Диалоговое окно Параметры

Если вам нужно разослать приглашения, поздравления, вы можете воспользоваться бланками-шаблонами.

Использование бланков-шаблонов

  1. Войдите в меню Действия. Выберите пункт Новое сообщение с помощью других бланков. Вам представится возможность выбрать бланк, который вас устроит.

Часто возникает необходимость присоединить к электронному письму какой-либо файл.

Вставка файла в сообщение

  1. Выберите в меню Вставка пункт Файл.
  2. Появится стандартное окно Вставка файла (рис. 156), с помощью которого укажите тот файл, который надо присоединить к письму.
  3. В группе Вставка выберите один из трех видов вставки.

Вставка элемента в сообщение

  1. Выберите в меню Вставка пункт Документ.
  2. Появится окно Вставка элемента (рис. 157). В списке Папки выберите папку, содержащую элемент.
  3. В списке Элементы выберите нужный элемент.
  4. В группе Вставить как установите требуемый переключатель.
  5. Нажмите кнопку ОК.

В Outlook существует понятие подписи. Для вставки подписи в конец письма воспользуйтесь пунктом Подпись меню Вставка.

Рис. 156. Окно Вставка файла

Рис. 157. Окно Вставка элемента

Когда сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить на панели инструментов. Подготовленное сообщение помещается в папку Исходящие и будет ждать доставки почты. После отправки письма его копия помещается в папку Отправленные, а в папке Исходящие оно удаляется.

Как удалить сообщение

Время от времени надо наводить порядок, очищая ваши папки от ненужных писем. Для того чтобы удалить письмо, достаточно установить курсор на его заголовке и нажать кнопку Del. Письмо не удаляется до конца- оно просто перемещается в папку Удаленные с тем, чтобы его впоследствии можно было восстановить. Папку Удаленные время от времени тоже необходимо чистить. Выполнить это можно, вызвав контекстное меню папки Удаленные и выбрав пункт Очистить папку.

Как ответить на письмо

Вы получили сообщение и хотите на него ответить или переслать кому-нибудь. Обычно с ответом Outlook отсылает копию первоначального сообщения. Для ответа дважды щелкните по заголовку письма, откроется окно с формой сообщения. Процесс подготовки ответа ничем не отличается от подготовки нового письма. На панели инструментов можно в зависимости от вашего желания нажать следующие кнопки:

  • Ответить;
  • Ответить всем;
  • Переслать.

При нажатии кнопки Ответить на экран выводится форма нового сообщения с копией исходного сообщения. В поле Кому уже содержится имя адресата.

При нажатии кнопки Ответить всем Outlook выведет форму сообщения, в которой в поле Кому содержатся имена всех получателей копии данного сообщения.

При нажатии кнопки Переслать Outlook открывает такую же форму, как при ответе, но без имен адресатов. Чтобы указать адресата, нажмите кнопку Кому и в открывшемся диалоговом окне Выбор имен выберите нужное вам имя.

Как пользоваться адресной книгой

Если вы ведете интенсивную электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров по переписке сложно. В этом случае разумно использовать адресную книгу, в которой будут храниться электронные адреса.

Чтобы обратиться к адресной книге, выберите пункт Адресная книга в меню Сервис или нажмите кнопку Адресная книга.

Откроется окно со списком адресатов (рис. 158).

Рис. 158. Адресная книга

Первоначально у вас он, конечно, будет пустой, но добавить нового адресата в адресную книгу несложно.

Добавление нового адресата в адресную книгу

  1. Нажмите кнопку Создать (Создать контакт).
  2. Появится окно (рис. 159), в котором укажите информацию об имени и фамилии вашего адресата и его электронный адрес.
  3. Нажмите кнопку ОК . Новый адрес будет добавлен в книгу

Рис. 159. Создание нового адреса

Любой адрес можно удалить из адресной книги. Для этого выделите адрес и нажмите клавишу Del.

Как отсортировать входящие сообщения

Как мы уже упоминали раньше, все документы удобнее хранить в папках, соответствующих номенклатуре дел, принятой в вашей организации. Это же касается и электронной переписки. Вы только начали работать с электронной почтой, и уже этих писем так много, что нужное трудно найти. Для удобства и ускорения работы заведите для каждой тематической группы писем свою папку. Создать папку можно с помощью контекстного меню, выбрав пункт Создать папку. Например, дайте ей имя той организации, с которой вы ведете деловую переписку, затем перетащите все письма, имеющие отношение к переписке с данной организацией. Но это не самый удобный вариант.

Outlook позволяет обрабатывать электронную почту при помощи мастера правил. Правила определяют действия, которые автоматически будут применяться для тех или иных сообщений. Существует несколько способов создания правил. Можно создать новое правило и задать условия, можно воспользоваться уже готовым и внести в него изменения. Если уже имеется сообщение, отвечающее одному из условий, которое предполагается внести в правило, то можно создать правило на основе этого сообщения, а затем добавить недостающие условия.

Использование мастера правил

  1. Выберите пункт Мастер правил в меню Сервис.
  2. Нажните кнопку Создать, введите признак, по которому будут сортироваться письма. Например, для того чтобы отобрать и поместить в нужную вам папку все письма, приходящих из ЗАО «Спецавтоматикамонтаж», можно в описание правила внести фамилию генерального директора предприятия Зинченко.

С помощью мастера правил можно избежать контактов с нежелательными для вас корреспондентами. Для этого нужно задать соответствующее описание правила и выбрать пункт Удаление обсуждения.

Как сохранить сообщения в виде файла

Любое сообщение можно сохранить в виде файла. Удобно использовать один из двух типов файлов: шаблон Outlook (тип .msg) и текстовый (тип .txt). Пометьте щелчком мыши в списке нужное сообщение и выберите в меню Файл команду Сохранить как.

Помимо этого, есть возможность заархивировать все входящие или отправленные сообщения. Это требуется для создания резервной копии на случай потери сообщений или для переноса сообщений на другой компьютер. Для архивирования папки в меню Файл выберите команду Архивировать и подтвердите ваше действие. Полученные архивы можно впоследствии восстановить.

Источник