Меню

Как настроить электронный документооборот с контрагентами

Обменивайтесь электронными документами с контрагентами в 1С:Документообороте

Отправляйте и получайте юридически значимые электронные документы прямо в 1С:Документообороте. Для организации безбумажного документооборота с контрагентами достаточно подключиться к сервису 1С-ЭДО и настроить обмен электронными документами.

  • добавляем сертификат электронной подписи (ЭП);
  • включаем возможность обмена электронными документами в настройках;
  • создаем профиль настроек ЭДО;
  • создаем настройки для контрагентов и приглашаем их к обмену;
  • получаем и отравляем электронные документы.

Перед началом использования ЭП при обмене электронными документами с контрагентами нужно установить сертификат ЭП в общих настройках программы (Настройка и администрирование — Настройка программы — Общие настройки).

В настройках электронной подписи и шифрования добавляем сертификат из установленных на компьютере.

Если сертификата нет, то отправляем заявление на выпуск нового сертификата, используя сервис 1С:Подпись.

Подробную инструкцию о настройке ЭП и добавлении сертификатов можно посмотреть на портале ИТС.

Затем включаем возможность обмена электронными документами с контрагентами. Для этого переходим в меню Настройка и Администрирование — Настройки программы — Обмен данными.

В этом разделе включаем флажок «Использовать обмен электронными документами».

Теперь можно настроить параметры обмена электронными документами по ссылке Настроить. В настройках обмена создаем профиль ЭДО с помощью помощника подключения к сервису 1С-ЭДО.

На первом шаге помощника укажем логин и пароль для доступа к сайту поддержки пользователей.

Подробная информация о том, как можно получить логин и пароль пользователя, смотрите в разделе методической поддержки на сайте v8.1c.ru.

На втором шаге в помощнике выбираем организацию, сертификат, указываем оператора электронного документооборота. Также вводим электронный адрес для уведомлений, заполняем наименование учетной записи и ее назначение. Соглашаемся с условиями использования сервиса и заканчиваем подключение по кнопке «Готово».

Далее откроется карточка созданного профиля и при ее сохранении 1С:ДО предложит подключить нового контрагента к обмену.

Для каждого контрагента, с которым ведется обмен электронными документами, нужно создать свою настройку ЭДО, где будут указаны индивидуальные параметры взаимодействия сторон.

Создать эти настройки можно в разделе Настройка и администрирование — Настройки ЭДО. Создим настройку, выберем профиль настроек ЭДО и нужного нам контрагента. Вы можете самостоятельно сформировать список документов для электронного обмена для каждого контрагента.

Сохраняем настройку и отправляем приглашение контрагенту. А если вы знаете идентификатор участника ЭДО контрагента — можно указать его. Тогда приглашение будет сформировано автоматически.

Чтобы получить новые приглашения от других контрагентов и актуализировать статусы участников обмена, перейдем в раздел Настройка и администрирование и используем команду «Отправить и получить электронные документы». Откроется раздел Настройки ЭДО, в котором можно принять или отклонить новые приглашения.

Когда контрагент подключится к обмену электронными документами, на основании Настройки ЭДО сформируем файл Соглашения об обмене электронными документами и подпишем его с двух сторон электронными подписями. Соглашение можно сформировать из команды Ещё — Сформировать соглашение по шаблону.

Таким образом в несколько шагов мы подключили возможность обмениваться электронными документами прямо в 1С:Документообороте.

Теперь по ЭДО вы можете отправлять и получать как формализованные документы (накладные, акты выполненных работ и счета-фактуры), так и неформализованные документы (письма, договоры, заявки, доверенности и др. корреспонденцию).

В 1С:Документообороте работа с электронными документами отображается в списке Внутренние документы. При этом документы, поступившие по ЭДО, в списке отмечены специальной иконкой.

  • зеленая — с документом все в порядке: он сформирован, отправлен или получен и принят;
  • красная — документ отклонен или запрошено исправление;
  • черная — новый документ поступил по ЭДО и требует проверки.

Работа как с формализованными, так и произвольными документами ведется непосредственно в их карточках.

  • создание электронных документов на основании документов 1С:ДО и наоборот;
  • утверждение, подписание, отклонение электронных документов средствами 1С:ДО;
  • обмен формализованными и неформализованными электронными документами через операторов ЭДО;
  • подписание документов с помощью ЭП;
  • изменение состояния электронного документа при прохождении процессов в 1С:ДО.

Благодаря ЭДО работа с документами становится быстрее и эффективнее.

Подробнее о настройке ЭДО в 1С:Документообоороте на портале ИТС.

Источник

Создание настроек обмена с контрагентами

Для начала обмена через ПП «1С» юридически значимыми документами, недостаточно подключить к ЭДО свою организацию, следует также отправить контрагентам приглашение к обмену. Данная процедура является обязательной и подразумевает взаимное согласие сторон на обмен электронными документами.

Читайте также:  Как правильно настроить файл подкачки виндовс 10

Преимуществом сервиса 1С-ЭДО является автоматическое межоператорское взаимодействие (роуминг). Если пользователь 1С и его контрагент являются абонентами любого из перечня операторов, поддерживающих технологию 1С-ЭДО, то роуминг настраивать не нужно, он работает автоматически и для настройки обмена необходимо следовать данной инструкции. При этом обмен доступен как с пользователями 1С, так и с пользователями собственных клиентских программ.

В иных случаях пользователи сервиса, которые при подключении к ЭДО выбрали оператора АО «Калуга Астрал» или ООО «Такском», могут настроить роуминг по заявке с некоторыми операторами, не поддерживающими технологию 1С-ЭДО.

  • Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО (Калуга-Астрал)
  • Настройка роуминга для пользователей 1С- Такском

В зависимости от информации об учётных записях получателя в сервисе, а также информации предоставленной контрагентом, отправка приглашения может осуществляться одним из представленных вариантов:

6. Отправка приглашения для пользователей неуправляемых форм (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление торговлей 10.3, Управление производственным предприятием 1.3)

Для пользователей ПП «1С» отправка приглашений к обмену доступна из справочника «Контрагенты».

Если в столбце «ЭДО» напротив получателя присутствует соответствующий значок, это значит, что в сервисе есть информация об учётных записях контрагента. Отправку приглашения в данном случае следует выполнять с указанием идентификатора участника ЭДО. Зеленый значок означает, что с данным контрагентом уже имеется настройка.

Отсутствие значка свидетельствует, что в сервисе нет информации об учётных записях получателя, и отправку приглашения можно осуществить как с указанием идентификатора участника ЭДО, так и с указанием электронной почты или оператора ЭДО контрагента.

В сервисе хранится информация о зарегистрированных абонентах 1С-ЭДО, а также об учётных записях клиентов иных операторов, которые приняли приглашение от пользователей сервиса. Проверка наличия учётной записи осуществляется по реквизитам.

Информация о том, что контрагент подключен к ЭДО, не является гарантией готовности этой фирмы вести ЭДО с Вашей организацией. Необходимо отправить контрагенту приглашение к обмену и дождаться его принятия.

Для отправки приглашения необходимо выбрать интересующего контрагента, затем нажать «ЭДО – Пригласить к обмену электронными документами».

Если информация об учётных записях контрагента отсутствует в сервисе, то отправку приглашения можно осуществить:

  • с указанием идентификатора участника ЭДО
  • с указанием e-mail контрагента
  • с указанием оператора контрагента

Если в сервисе имеется информация об учётных записях контрагента, то при отправке приглашения следует указать необходимый идентификатор участника ЭДО получателя. Особое внимание следует уделить тому, что один контрагент может иметь несколько учётных записей, используемых для разных направлений и целей обмена, а также в разных клиентских программах. Поэтому перед отправкой приглашения следует связаться с получателем, уточнить идентификатор участника ЭДО, по которому он планирует производить обмен с вашей организацией, а затем выбрать его из представленного списка.

Если необходимый идентификатор отсутствует в списке, то поле «Учётная запись контрагента» необходимо очистить, а затем вставить идентификатор, который предоставил получатель.

Отправленные приглашения отображаются в папке «Ждём согласия» раздела «Приглашения» рабочего места Текущие дела ЭДО со статусом «Ожидаем согласия». Для обновления статуса подключения необходимо нажать «Отправить и получить».

Приглашения, ответ по которым получен, перейдут в папку «Ознакомиться» со статусом «Принято». Их следует отправить в архив, нажав соответствующую кнопку.

Источник



ЭДО с контрагентами

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Существует два способа перехода на ЭДО с контрагентами — напрямую или через оператора электронного документооборота. Рассмотрим каждый из них.

Прямой обмен документами

Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальное решение. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно:

  • настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России,
  • договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
  • заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером,
  • организовать техническую возможность для обмена документами,
  • обеспечить безопасность обмена.
Читайте также:  Как настроить принтер canon pixma mg3600 через вай фай

Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО. Как третья сторона оператор фиксирует дату отправки и получения документа, проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца и покупателя, сохраняет все служебные документы, подтверждающие факт отправки и получения.

Обмен через оператора ЭДО

Организации отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который:

  • получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле,
  • создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде,
  • поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов,
  • уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
  • гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов,
  • фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде,
  • хранит документы столько лет, сколько положено по законодательству.

Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе.

После того как организация выбрала оператора ЭДО, нужно направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В Диадоке такое заявление сформируется автоматически. Когда новый пользователь попробует впервые отправить формализованный документ, система предложит подтвердить отправку заявления. Затем на основе заявления оператор готовит информационное сообщение и передает его в ФНС. Это нужно, чтобы оповестить налоговый орган о том, что компания обменивается с контрагентами документами в электронном виде. В будущем по требованию ФНС можно будет представить электронные документы.

Правила перехода на ЭДО с контрагентами

Договориться с контрагентом о переходе на ЭДО вы можете устно или зафиксировать ваше решение в виде договора либо дополнительного соглашения. Также согласием на обмен электронными документами считается действие контрагента, отражающее его волю установить правовые отношения. То есть фактически компании переходят на ЭДО друг с другом, когда обмениваются приглашениями и принимают их в сервисе.

Для работы в Диадоке достаточно зарегистрироваться в сервисе и подписать лицензионный договор. Так как для подписания используется КЭП, выполнять какие-то другие условия не нужно. Электронный документ, подписанный КЭП, признается юридически значимым на уровне федерального закона, п. 1 ст. 6 63-ФЗ.

С иностранными контрагентами тоже можно наладить электронный документооборот. Легитимность документов при международном ЭДО обеспечивается законом «Об электронной подписи» (ст. 7 63-ФЗ) и трехсторонним соглашением между российской компанией, ее иностранным контрагентом и оператором СКБ Контур о признании используемой электронной подписи. Представители российской компании подписывают документы КЭП, а их зарубежные партнеры — усиленной неквалифицированной электронной подписью. В итоге документы признаются юридически значимыми, вы сможете передать их в налоговую, таможенную службу или банк.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Когда контрагенты хотят детально описать условия взаимодействия через ЭДО, они готовят дополнительное соглашение. Подписать его можно в электронном виде через Диадок.

Как правило, организации прописывают порядок работы с электронными документами, указывают в соглашении обязательства сторон, типы передаваемых документов, правила использования электронной подписи и исключительные случаи, когда документы будут дублировать на бумаге.

Если вам нужен пример соглашения, скачайте образец.

С чего начать переход на ЭДО с контрагентами

Переход на новый формат взаимодействия с контрагентами начинается внутри организации. На подготовительном этапе вы можете внести изменения в учетную политику, ст. 8 402-ФЗ. Вы сами определяете, чем дополнить учетную политику. Рекомендуем обратить внимание на такие пункты:

  • способ обмена электронными документами (прямой или с привлечением оператора),
  • список документов, с которыми будете работать в электронном виде,
  • вид электронной подписи,
  • должности сотрудников с правом подписания электронной подписью,
  • порядок хранения и представления в ФНС по запросу.

Когда вы прописали в учетной политике возможность использования электронных документов и регламент работы с ЭДО, выполните следующие шаги.

Читайте также:  Как настроить магнитолу кенвуд кмм 105

1. Составьте цепочку документооборота

Как вы работаете с документами на бумаге? Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются между отделами. Эту же схему можно перевести в электронный формат.

Чаще всего при переходе с бумаги на ЭДО процесс удается оптимизировать. Например, благодаря автоматическому распределению документов в Диадоке из цепочки можно исключить их ручную сортировку. Процесс ускоряется, а ресурсы сотрудников идут на решение других важных задач.

2.Получите электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Наверняка КЭП уже есть у бухгалтера или руководителя, если организация сдает налоговую отчетность в электронном виде.

3. Выберите оператора и способ работы с ЭДО

Чтобы выбрать оператора, в первую очередь узнайте, подключены ли ваши контрагенты к системе. В Диадоке для этого есть специальные инструменты: проверить контрагентов можно по ИНН и названию на сайте и в самом веб-сервисе. Удобно искать компании массово, загрузив таблицу Microsoft Excel со списком ИНН.

Убедитесь, что оператор поддерживает роуминг с подавляющим большинством других провайдеров и гарантирует безопасность данных. Компания с сертификатом аудита информационной безопасности, резервным копированием файлов, высоким уровнем SLA станет надежным партнером при обмене документами между контрагентами.

Вы хотите только получать документы или полноценно обмениваться ими? Выберите техническое решение исходя из ваших целей, предполагаемого объема электронного документооборота и типа учетной системы:

  • Меньше 100 документов в месяц — подойдет веб-версия сервиса.
  • Большой объем документов — установите готовый модуль Диадока, если пользуетесь 1С.
  • Нужно индивидуальное решение — настройте интеграцию через коннекторы или API Диадока.
  • Для интеграции с системой SAP ERP у Диадока есть сертифицированное решение.

4. Подключите контрагентов

Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно начать обмен электронными документами. Увеличить количество контрагентов, с которыми компания может перейти на ЭДО, позволит активация контрагентов со стороны оператора. Поэтому важно уточнить, предоставляет ли провайдер такую услугу.

В Диадоке есть отдел, который помогает ответственным лицам в компании подключить контрагентов. Для массового информирования о переходе на ЭДО вы сможете воспользоваться готовыми шаблонами электронных писем, новостей и баннеров на сайт вашей компании. Команда Диадока готова помогать и делиться другими полезными материалами, чтобы вы смогли пригласить и подключить как можно больше контрагентов к ЭДО. Чем больше связей у компании установлено, тем ощутимее выгоды от перехода на электронный документооборот.

Как пригласить контрагента к ЭДО

В Диадоке обмен документами возможен только после того, как обе стороны добавили друг друга в список контрагентов. Для этого нужно обменяться приглашениями.

Как принять приглашение

1. Перейдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Если есть новые запросы от контрагентов, то напротив него будет какое-то число.

2. Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Организация будет добавлена в список ваших контрагентов.

3. Если вы не планируете обмениваться документами с этой организацией, нажмите на кнопку «Отказать». Контрагенту будет отправлен отказ в запросе, организация попадет в список «Заблокированные». Чтобы убрать контрагента из этого списка, ему нужно будет отправить новое приглашение.

Как отправить приглашение

1. На вкладке «Контрагенты» нажмите на «Поиск и приглашение». В строке поиска введите название или ИНН организации. Наведите курсор на нужную организацию и нажмите кнопку «Отправить приглашение».

2. Вы можете проверить сразу всех своих контрагентов, загрузив xls-файл со списком ИНН. Таблицу можно выгрузить из 1С или подготовить вручную. В сервисе есть подсказки, следуйте им.

3. На открывшейся странице с результатами проверки организации будут сгруппированы по признаку работы в сервисе: работают в Диадоке, есть доступ, не подключены. Приглашения можно отправить сразу всем организациям, нажав на кнопку «Пригласить все», либо выбрать нужные. После того как организации примут приглашения, они появятся в разделе «Ваши контрагенты».

Источник