Меню

Как настроить поля в microsoft access

Как настроить поля в microsoft access

Основные свойства полей MS Access

Основные свойства полей MS Access зависят от выбранного типа данных. Если открыть таблицу в режиме конструктора, то весь набор свойств выбранного поля будет представлен в нижней части окна на двух вкладках: Общие (General) и Подстановка (Lookup). Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.

  1. Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков. Для поля с типом данных Числовой (Number) можно задать:
    • Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
    • Целое (Integer) для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;
    • Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от –2 147 483 648 до
      +2 147 483 647, занимает 4 байта;
    • Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от –3,4 1038 до
      +3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;
    • Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от –1,797 10308 до
      +1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает
      8 байтов;
    • Действительное (Decimal) для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с
      проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и
      accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов;
    • Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байтов. Эти длинные генерируемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.

Для поля с типом данных Счетчик (AutoNumber) можно задать:

  • Длинное целое (Long Integer) — 4 байта;
  • Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

  1. Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных как Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты в Панели правления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме Поле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования.
  2. Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Namber). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (Field Size).
  3. Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
  4. Описание (Description) — краткий пользовательский комментарий к полю.
  5. Значение по умолчанию (Default Value) определяет текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now(), то в поле введется текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик (AutoNumber) или Поле объекта OLE (OLE Object).
  6. Условие на значение (Validation Rule) позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке (Validation Text).
  7. Сообщение об ошибке (Validation Text) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение (Validation Rule).
Читайте также:  Как правильно настроить комбо устройство fujida

В следующем уроке рассмотри процесс создания таблиц в MS Access.

Источник

Создание таблицы и добавление полей в Access 2019

В исходной БД вы можете хранить данные в виде таблиц — тематических списков столбцов и строк. В качестве примера, вы можете сформировать таблицу “Контакты”, где будут храниться телефонные номера, адреса и имена, либо создать таблицу “Товары” для сбережения информации о текущих товарах. Из этого материала вы можете узнать, как создать новую таблицу, добавить в нее поля, настроить свойства полей и таблицы, а также добавить первичный ключ.

Основные принципы создания новой таблицы

Простая база (например, список контактов), может содержать всего одну таблицу. Тем не менее, во многих БД задействуется несколько таблиц. Во время создания базы на ПК создается файл, используемый в качестве контейнера для всех ее объектов, включая и таблицы.

Существует несколько методов создания новой таблицы: вы можете сформировать новую БД, вставить дополнительную таблицу в уже готовую, заранее сформированную базу, либо импортировать таблицу из альтернативного источника данных (такого, как другая база данных, текстовый файл, документ MS Office Word, книга MS Office Excel и др.) или связать таблицу с этим заданным источником. При создании новой БД, новая пустая таблица вставляется в нее в автоматическом режиме. После этого вы можете внести в нее данные для инициации и определения значений полей.

Как создать таблицу в новой БД?

  1. Выберите в главном меню раздел “Файл” -> “Создать” и щелкните на элементе “Пустая настольная база данных”.
  2. В текстовом поле “Файл” задайте имя файла новой БД.
  3. Для сохранения файла базы в другом месте, нажмите на иконку папки.
  4. Подтвердите свое решение, нажав на кнопку “Создать”.

В результате будет открыта новая БД, где будет сгенерирована и открыта новая таблица в режиме таблицы, поименованная как “Таблица1”.

Как добавить новое поле в таблицу Access?

Для сохранения нового фрагмента данных в уже имеющейся таблице Access, проектировщики структуры БД рекомендуют добавить в нее новое поле. В качестве примера, сделаем предположение о наличии таблицы с полями, где указаны почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты, имя и фамилия каждого клиента. Если вам необходимо начать отслеживание предпочтительного способа связи для каждого клиента, для хранения подобных данных добавляется новое поле.

Все элементы информации, нуждающиеся в трекинге, хранятся в различных индивидуальных полях. К примеру, в таблице товаров можно создать поля “Цена”, “Код товара” и “Название товара”, а в таблице контактов — поля “Адрес”, “Телефон”, “Фамилия” и “Имя”.

Каждое поле обладает рядом основных характеристик, к примеру именем, идентифицирующим его в уникальном порядке среди других значений одноименного поля, типом данных, указывающим на характер данных, операциями, которые можно осуществлять с исходными данными, и объемом места, выделяемым для каждого значения.

Как добавить поле в таблицу Access посредством ввода данных?

Для добавления нового поля при открытии существующей или создании новой таблицы в режиме таблицы, введите искомые данные в столбец таблицы “Добавить поле (1)”. Тип данных для поля определяется автоматически, и будет зависеть от того, какое значение введено. Если тип данных для введенного значения поля явно не указан, Access устанавливает текстовый тип, однако при желании вы можете указать любой необходимый тип.

Читайте также:  Как настроить набор номера в айфоне

Чтобы ввести данные в столбец “Добавить поле”:

  1. Для перехода в режим таблицы, щелкните на требуемую таблицу правой кнопкой мыши в области навигации, после чего в контекстном меню кликните на опцию “Режим таблицы”.
  2. Укажите имя генерируемого поля в столбце “Добавить поле”. В качестве имени воспользуйтесь уникальным описательным наименованием, точно идентифицирующим данное поле.
  3. Введите данные в новое сгенерированное поле.

Показать видеоинструкцию

Видеоинструкция

Источник

Добавление поля подстановки или поля списка значений в веб-приложении Access

Важно Службы Access 2010 и 2013 удаляются из следующего выпуска SharePoint. Рекомендуется не создавать новые веб-приложения, а перенести существующие приложения на другую платформу, например Microsoft Power Apps.

Поле подстановки используется для поиска в одной таблице значений, которые можно использовать в другой таблице. Поле подстановки может служить источником значений для раскрывающегося списка и использоваться для упрощения ввода данных в поле. Пусть, например, вы хотите создать список 50 штатов США, чтобы пользователи могли выбирать штат в списке, а не вводить его название. С помощью мастера подстановок в Access можно создать поле подстановки для названия штата.

В этой статье

Создание поля подстановки

Если ранее вы использовали шаблон для создания приложения или добавления таблицы, возможно, в Access уже созданы отношения подстановки между таблицами. Чтобы проверить наличие полей подстановки, откройте таблицу в режиме конструктора в Access и найдите в столбце Тип данных тип данных Подстановка.

Использование мастера подстановок в веб-приложении Access:

В классическом приложении Access откройте таблицу в режиме конструктора.

В первой пустой строке списка полей введите название нового поля подстановки и щелкните Подстановка в столбце Тип данных. Будет запущен мастер подстановок.

Важно: В веб-приложении Access следует сразу же после добавления поля настроить для него тип данных «Подстановка». Если вы измените тип данных поля на тип «Подстановка», вам не удастся сохранить изменения структуры таблицы, даже если в поле не было значений. Это ограничение распространяется только на веб-приложение.

Щелкните Поле подстановки должно получать значения из другой таблицы или запроса.

Выберите таблицу или запрос, который нужно использовать в качестве источника данных.

В списке Выберите значение, которое должно отображаться в поле подстановки выберите необходимое поле или запрос для данных подстановки.

В списке Отсортировать элементы в поле подстановки? укажите, как сортировать значения.

Выберите, какое действие нужно выполнить при удалении записи из таблицы.

Примечание: Лучше всего установить флажок Запретить удаление, если существуют соответствующие записи…, поскольку при этом сохранится целостность данных. Применять другие параметры следует с осторожностью.

Нажмите кнопку ОК и сохраните изменения в таблице.

Создание поля списка значений

Вы можете создать список значений вместо использования существующего поля или запроса в качестве источника.

В классическом приложении Access откройте таблицу в режиме конструктора.

Важно: В веб-приложении потребуется использовать новое поле. Если вы измените тип данных поля на тип «Подстановка», вам не удастся сохранить изменения структуры таблицы, даже если в поле не было значений.

Добавьте новое поле и выберите тип данных Подстановка. Будет запущен мастер подстановок.

Установите флажок Будет введен фиксированный набор значений.

Введите по одному значению в каждую строку, а затем нажмите кнопку ОК.

Сравнение поля со списком и элемента управления с автозаполнением

В следующем представлении:

Для поля Зона доставки используется элемент управления с автозаполнением. Как только пользователь введет первую или несколько первых букв зоны, будет отображено первое соответствие в списке. Элемент управления с автозаполнением следует применять, если пользователи уже знают, что они ищут, и не хотят полностью просматривать длинный список. Дополнительные сведения см. в статье Добавление элемента управления автозаполнением в представление.

Для поля Штат используется элемент управления «поле со списком». Нажмите кнопку со стрелкой вниз, чтобы увидеть весь список значений. Поле со списком следует применять, когда пользователи сразу должны видеть все варианты выбора. Дополнительные сведения см. в статье Добавление поля со списком в представление.

Читайте также:  Как настроить пульт радиоуправления самолета

Источник



Задание размера поля

С помощью свойства «Размер поля» у числовых полей в таблицах Access можно регулировать объем, занимаемый записями в базе данных. Размер можно менять и у текстовых полей, хотя эффект этого с точки зрения экономии пространства не так заметен.

Примечание: Функции, описанные в этой статье, не относятся к веб-приложениям и веб-базам данных Access.

В этой статье

Результат изменения размера поля

Можно менять размер как пустого поля, так и поля, которое уже содержит данные. Результат изменения размера поля зависит от того, содержит ли оно данные.

Если поле не содержит данных При изменении размера поля устанавливается предельный размер новых значений в этом поле. Для числовых полей размер точно определяет объем дискового пространства, используемого приложением Access для хранения каждого значения соответствующего поля. Для текстовых полей размер поля определяет максимальный объем дискового пространства, который Access может выделить для каждого значения этого поле.

Если поле содержит данные При изменении размера поля Access обрезает все значения в поле, которые превышают заданный размер, а также ограничивает размер новых значений данных в поле, как описано выше.

Изменение размера числового поля

Совет: Если поле, размер которого необходимо изменить, уже содержит данные, перед продолжением рекомендуется создать резервную копию базы.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, которое нужно изменить, и выберите команду Конструктор.

В сетке конструктора таблицы выберите поле, размер которого необходимо изменить.

В области Свойства поля на вкладке Общие укажите новый размер поля в качестве значения свойства Размер поля. Можно выбрать одно из значений, перечисленных ниже.

Байт — для целых чисел от 0 до 255. Для хранения требуется 1 байт.

Целое число — для целых чисел от -32 768 до +32 767. Для хранения требуется 2 байта.

Длинное целое — для целых чисел от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Для хранения требуется 4 байта.

Совет: Тип данных «Длинное целое» следует использовать при создании внешнего ключа для связывания поля с полем первичного ключа другой таблицы, которое имеет тип данных «Счетчик».

Одинарное с плавающей точкой — для чисел с плавающей точкой от -3,4 x 1038 до +3,4 x 1038, которые имеют до 7 значимых разрядов. Для хранения требуется 4 байта.

Двойное с плавающей точкой — для чисел с плавающей точкой от -1,797 x 10308 до +1,797 x 10308, которые имеют до 15 значимых разрядов. Для хранения требуется 8 байтов.

ИД репликации — для хранения GUID, необходимого для репликации. Для хранения требуется 16 байт.

Примечание: Репликация не поддерживается для файлов формата ACCDB.

Действительное число — для числовых значений от -9,999. x 1027 до +9,999. x 1027. Для хранения требуется 12 байтов.

Изменение размера текстового поля

Совет: Если поле, размер которого необходимо изменить, уже содержит данные, перед продолжением рекомендуется создать резервную копию базы.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, которое нужно изменить, и выберите команду Конструктор.

В сетке конструктора таблицы выберите поле, размер которого необходимо изменить.

В области Свойства поля на вкладке Общие укажите новый размер поля в качестве значения свойства Размер поля. Введите значение от 1 до 255. Это число определяет максимальное количество символов, содержащихся в каждом из значений. Для больших полей используйте тип данных Memo (в Access 2016 — «Длинный текст»).

Примечание: Для данных в текстовых полях (в Access 2016 — «Краткий текст») Access не резервирует больше места, чем необходимо для хранения фактических значений. Свойство Размер поля определяет размер максимального значения поля.

Источник