Меню

Как установить программу сэд

Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна?

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

Что представляет собой СЭД?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок. Если выбрать тариф «Универсальный«, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Читайте также:  Как установить фон в photoshop cs6

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

Источник

Установка и настройка систем электронного документооборота (СЭД)

Установка системы электронного документооборота (СЭД) включает в себя несколько взаимосвязанных направлений:

Программные продукты, разработанные компанией ЭОС, могут быть внедрены как в компаниях, не имеющих удаленных подразделений, так и в организациях со сложной территориально-распределенной структурой. На подготовительной стадии следует продумать схему интеграции удаленных подразделений с общим документооборотом и механизмы доступа филиалов в СЭД.
Настройка системы электронного документооборота должна проводиться таким образом, чтобы новая СЭД стала полноценной частью информационной системы компании. Поэтому работы по интеграции системы документооборота в существующую IT-инфраструктуру необходимо запланировать еще на предпроектной стадии.

Читайте также:  Как установить на рабочем столе ярлык мой компьютер

Правильная настройка СЭД – основа успеха!

Все программные решения компании ЭОС могут быть интегрированы с любыми внешними приложениями – как с тиражными продуктами, так и с индивидуальными прикладными разработками.
Для полноценного информационного взаимодействия с документооборотом могут быть интегрированы:

Широкий выбор СЭД

Компания ЭОС – разработчик систем электронного документооборота, предлагает профессиональные услуги по установке и настройке

Мы подберём и предложим оптимальное решение под ваши требования и бюджет! Работаем по всей России и СНГ.

Заказать установку и настройку СЭД просто!

Установку и настройку СЭД, а также интеграцию с вашими системами проведут квалифицированные специалисты ЭОС или компаний-партнеров.

Оставьте заявку, и мы подберем оптимальную СЭД, удовлетворяющую вашим требованиям с учетом возможности интеграции используемых в организации программных продуктов с документооборотом.

ЭОС – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем.

Компания является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Мы разрабатываем и внедряем современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей. Наши системы позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации.

Профиль

Разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. ЭОС:

— разрабатывает и поставляет программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета;
— оказывает услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала;
— оказывает консультационные услуги в области документационной деятельности (экспертные и аналитические исследования, разработка нормативных документов, лекции);
— реализует проекты, связанные с созданием отраслевых, региональных и корпоративных систем управления документационной деятельностью.

ЭОС сыграл ключевую роль в формировании отечественного рынка СЭД, определив терминологию и функциональные требования. ЭОС не только первым из компаний получил в 1996 году сертификат качества Госстандарта России, но и первым (и пока единственным) провел в 2006 году экспертную сертификацию своих продуктов на соответствие Типовым требованиям Евросоюза к АСЭД (Model Requirements, MoReq).

В 2008 году по приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии на базе ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» (ЭОС ПВ) создан подкомитет (ПК 6) по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота».

Источник

lifeip.ru

Жизнь индивидуального предпринимателя — сайт на простом языке об отчетности ИП

Как быстро настроить свой компьютер под ЭДО. Личный опыт

Добрый день дорогие друзья! Сегодня я расскажу Вам, как настроить свой компьютер под ЭДО. ЭДО — электронный документооборот. Тонкости настройки браузера под ЭДО, насколько быстро можно настроить компьютер, прежде, чем пользоваться ЭДО. Какие программы нужны, для с работы с электронным документооборотом и как их установить? Обо всем расскажу в этой статье!

Как быстро настроить свой компьютер под ЭДО

Друзья, рассказываю все как было. Для тех кто не поверит, будет возможность попробовать самому.

Мне понадобился электронный документооборот, чтобы отправить всего один документ. У Вас такое было? Подробнее, про данное мое приключение, читайте вот тут.

Я прошел все этапы подключения ЭДО и осталось только выпустить электронную подпись, а затем настроить свой компьютер.

Как настроить браузер для работы с электронным документооборотом и долго ли это делается

Первым делом я продолжил выпускать электронную подпись. Почему мне пришлось это делать читайте вот тут.

Мне пришло письмо на почту, где меня приглашали продолжить выпуск ЭЦП у себя в личном кабинете. Кстати, ЭДО и электронную подпись, я выбрал компании Контур. У них выгодные условия, прочитать их можно вот тут. Почему я выбрал именно Контур, читайте вот тут.

Читайте также:  Как установить тень в powerpoint

Захожу я в личный кабинет, нажимаю «Завершить выпуск ЭЦП» и тут началось!

Кстати, я профессиональный системный администратор, а так же некоторое время работал в удостоверяющем центре, который занимается вопросами криптографии и выпуском электронных подписей. Поэтому я был уверен, что смогу настроить свой браузер, а так же выпустить ЭЦП, потому что я в этом деле профи.

Но такого я даже не ожидал!

Настраиваем свой компьютер для работы с электронным документооборотом

Как только я нажал «Завершить выпуск ЭЦП», начала происходить магия, о которой я до сих пор не знал! Мой браузер начал самостоятельную проверку готовности моего компьютера к работе с ЭДО! Как это? Я сам немного присел. Кстати, компьютер на котором я настраивал ЭДО был новый, на нем стоял только браузер и пара офисных программ. Поэтому я был уверен, что придется ставить Крипто-Про, а так же плагины и так далее. А теперь к делу. Проверка началась автоматом! Обратите внимание на время, в правом нижнем углу, я специально не обрезал картинку, чтобы Вы могли проследить, сколько на все ушло времени!

Повторюсь, я в этом процессе совсем не принимаю участия, все идет на автомате, без всяких ко мне вопросов!

Итого 7 минут, после чего была надпись, с просьбой перезагрузить компьютер.

Я просто в шоке! Реально! Так все автоматизировали! Браво! Скажу Вам так, на подобную настройку с нуля, у меня (а я в этом соображаю и не плохо), ушло бы минимум 30 минут. А тут всего 7 и все на автомате! Снимаю шляпу перед программистами компании СКБ Контур. Сделали реально крутую, очень удобную для пользователей вещь! Даже неопытный новичок, который с компьютером на ВЫ, сможет это сделать, ведь делать ничего не нужно! Я до сих пор под впечатлением, честно друзья! Я не ожидал!

Как выпустить электронную подпись для работы с ЭДО

Я перезагрузил компьютер, снова зашел в личный кабинет, процесс выпуска подписи продолжился. Вот как он происходил. Опять оставляю часы, чтобы Вы видели, сколько времени ушло и на эту процедуру.

Блин целых 2 часа, перехвалил!

ТРИ. ТРИ МИНУТЫ. Вы представляете?? Просто моментально система все проверила и мы снова движемся дальше!

Ставим сертификат. Опять все в автоматическом режиме! И готово!

Проверяем время, начало в 23.05 конец в 23.18. 13 минут на все! Просто нереально! Такого сервиса за свой долгий опыт я не видел ни разу! Я признаю, что компания Контур сделала все для своих клиентов, максимально удобно и просто! Я в восторге. Из-за таких, как они, я скоро без работы останусь!

Как быстро настроить свой компьютер под ЭДО. Личный опыт

Ответ прост. Пользуйтесь сервисом СКБ Контур, их электронной подписью и ЭДО. И Вы за 10-20 минут получите готовый к работе с ЭДО компьютер. Кстати цены, и условия у них намного лучше, чем у многих. Сравните сами!

Если у Вас появятся вопросы задавайте их в комментариях! Всем удачи и добра!

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях, чтобы самыми первыми получать все новости с нашего сайта!

Источник