Как в аксессе установить связь между таблицами

Начало работы со связями между таблицами

В этом курсе:

Проверьте, как это работает!

Главное достоинство реляционных баз данных заключается в возможности использовать информацию из разных таблиц. Для этого сначала требуется создать между ними связи. После этого вы сможете объединять эти данные в запросах, формах и отчетах.

Чтобы увидеть все связи в базе данных, откройте шаблон Access, а затем на вкладке Работа с базами данных нажмите кнопку Схема данных.

Примечание: Если вы открыли пустую базу данных или не еще не создали связей между таблицами, в Access вам будет предложено добавить таблицу или запрос. Для создания связи у вас должны быть хотя бы две таблицы. Лучше всего сразу создать все нужные таблицы. Дополнительные сведения см. в статьях Создание связей с помощью мастера подстановок и Создание связей в области «Схема данных».

Описание области «Схема данных»

Линии в представлении связей указывают соединения между таблицами. На приведенном ниже изображении Таблица слева — это родительская таблица. Таблица справа — это дочерняя таблица. Линии между ними соединяют поля (в этом случае — идентификатор заказа и код продукта), которые используются для сопоставления данных.

По линиям и символам можно определить параметры связи.

Толстая соединительная линия означает, что включено обеспечение целостности данных. Это хорошо. Данные будут синхронизироваться.

На приведенном изображении цифра 1 означает, что в таблице слева может быть только одна связанная запись. В таблице «Заказы» каждому заказу может соответствовать только одна запись.

Значок «∞» означает, что в нескольких записях может быть указан одинаковый номер или код. Заказ из таблицы слева, определяемый номером заказа, может быть указан в таблице «Сведения о заказах» несколько раз, поскольку в одном заказе может быть несколько продуктов.

Виды связей между таблицами

Между таблицами могут быть установлены связи трех видов:

Один-к-одному. Каждый элемент используется в каждой таблице только один раз. Например, каждый сотрудник может использовать только один служебный автомобиль. Дополнительные сведения см. в статье Создание связей типа «один-к-одному».

Один-ко-многим. Для одного элемента из первой таблицы можно создать связь с несколькими элементами из второй таблицы. Например, в каждой накладной может быть указано несколько продуктов.

Многие-ко-многим. Для одного или нескольких элементов из первой таблицы можно создать связь с одним или несколькими элементами из второй таблицы. Например, в каждый заказ может входить несколько продуктов, и каждый продукт может быть указан в нескольких заказах. Дополнительные сведения см. в статье Создание связей типа «многие-ко-многим».

Связи типа «один ко многим»

Связи типа «один-ко-многим» — одни из наиболее распространенных в хорошо структурированных базах данных.

Связи между таблицами обычно определяются первичным ключом в одной из них. Первичный ключ служит уникальным идентификатором каждой записи (часто числовым). Чтобы показать, что сведения в двух таблицах связаны, с помощью первичного ключа обычно создается связь, исходящая из одной таблицы.

В показанной ниже связи у каждого человека из таблицы «Контакты» есть идентификатор, представляющий собой первичный ключ (он отмечен значком ключа). Этот идентификатор также используется в поле «Владелец» в таблице «Активы». Чтобы написать электронное письмо человеку, связанному с активом, следует использовать значение поля «Адрес электронной почты». Для этого необходимо узнать значение поля «Владелец» из таблицы «Активы», а затем найти этот идентификатор в таблице «Контакты». Число 1 на одном конце соединительной линии и знак «∞» на другом означают, что это связь типа «один-ко-многим», поэтому один контакт может быть связан с несколькими активами.

Изменение связи

Если вы работаете с существующей базой данных или создали базу из шаблона, вы можете изменить связь нужным образом.

Примечание: Если необходимые таблицы открыты, сначала следует закрыть их, а также любые открытые объекты, которые их используют.

Выберите Работа с базами данных > Схема данных.

Выберите линию, соединяющую две связанные таблицы.

Совет: Если необходимая связь отсутствует, на вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку Все связи.

На вкладке Конструктор нажмите кнопку Изменить связи.

Таблица/запрос — это родительская таблица, указанная слева (в рассмотренном примере — «Клиенты»).

Связанная таблица/запрос — это дочерняя таблица (в рассмотренном примере — «Заказы»).

Даже если в области «Схема данных» таблицы расположены в другом порядке, их размещение в показанном диалоговом окне определяет направление соединительной линии между ними и, соответственно, направление связи. Это важно, например, для связей типа «один-ко-многим», потому что в таблице слева (родительской) в таком случае может быть связано только одно поле, а в таблице справа (дочерней) — несколько.

Чтобы изменить соединенные поля, выберите другое поле под каждой отображаемой таблицей. В рассмотренном примере поле «Код» из таблицы «Клиенты» соединяется с полем «Код клиента» из таблицы «Заказы».

Настройте синхронизацию данных между таблицами.

Обеспечение целостности данных

Выберите этот пункт, чтобы избежать ошибок в данных и поддерживать синхронизацию сведений с помощью связи.

Например, предположим, что у вас есть связь типа «один-к-одному» между таблицами «Сотрудники» и «Льготы сотрудников». Если сотрудник уволится и вы удалите его из таблицы «Сотрудники», соответствующая запись в таблице «Льготы сотрудников» тоже удалится.

Иногда не имеет смысла принудительно обеспечивать целостность данных. Например, предположим, что у вас есть связь «один-ко-многим» между грузоотправителями и заказами. Вы удаляете грузоотправитель, и этот грузоотправитель соответствует заказам в таблице «заказы». Эти заказы становятся потерянными, то есть они по-прежнему содержат идентификационный номер, но этот идентификатор больше не является действительным, так как запись, на которую она ссылается, больше не существует.

Каскадное обновление связанных полей

Установите этот флажок, чтобы данные в связанных полях обновлялись во всех связанных таблицах.

Предположим, вам нужно просто изменить код поставщика. Если у вас установлен этот флажок, код поставщика обновится не только в таблице «Поставщики», но и в других связанных с ней таблицах, в которых также используется это значение кода (например, в таблице «Заказы»).

Каскадное удаление связанных записей

Установите этот флажок, если при удалении записей вам требуется удалять и связанные записи из других таблиц.

Например, предположим, что вы удалили грузоотправитель. Если выбран этот параметр, Access удаляет все записи во всех таблицах, которые ссылаются на идентификационный код поставщика, включая все заказы (в таблице «заказы»), которые были отгружены этим грузоотправителем. Этот параметр можно выбрать только в том случае, если вы уверены, что хотите удалить историю заказов.

Чтобы изменить связь между таблицами с внутреннего соединения на внешнее, нажмите кнопку Объединение. Дополнительные сведения см. в статье Создание запросов с внешними соединениями.

Удаление отношения между таблицами

Примечание: Если необходимые таблицы открыты, сначала следует закрыть их, а также любые открытые объекты, которые их используют.

Удаление связи между таблицами

Выберите Работа с базами данных > Схема данных.

Выберите линию, соединяющую две связанные таблицы.

Совет: Если необходимая связь отсутствует, на вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку Все связи.

Нажмите клавишу DELETE. Если потребуется подтвердить удаление, нажмите кнопку Да.

Примечание: При удалении связи для нее также отключается обеспечение целостности данных, если оно было включено. В результате Access больше не будет предотвращать изменения, ведущие к появлению неполных записей со стороны многих записей в связи типа «один-ко-многим».

Вам нужны дополнительные возможности?

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Источник

Управление связанными таблицами

Связывание с внешними источниками данных и создание решений на основе различных наборов данных — это сила Office Access. Диспетчер связанных таблиц — это центральное расположение для просмотра и управления всеми источниками данных и связанными таблицами в базе данных Access. По истечении времени может потребоваться обновление, повторное связывание, поиск, изменение или удаление связанных таблиц из-за изменений в местоположении источника данных, имени таблицы или табличной схеме. Например, вы переходите с теста в производственную среду, поэтому вам нужно изменить расположение источника данных. Если требования к решению изменились, вы также можете добавить или удалить связанные таблицы.

Ведение каждого источника данных и связанных с ним таблиц с помощью диспетчера связанных таблиц

Подготовка

Существует несколько подходов к использованию диспетчера связанных таблиц, но рекомендуется выполнить описанные ниже действия.

Обновите источник данных, чтобы убедиться в успешности ссылок и выявить проблемы.

Если при работе с источником данных возникла проблема, введите правильное расположение при появлении соответствующего запроса или измените источник данных, чтобы устранить проблемы.

Повторите действия 1 – 3, пока не будут устранены все проблемы.

Обновление источника данных и связанных таблиц

Обновите источник данных и связанные таблицы, чтобы убедиться в том, что источник данных доступен и связанные таблицы работают правильно.

Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

Совет Чтобы обновить определенную связанную таблицу в области навигации, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить ссылку. Вы также можете навести указатель мыши на имя связанной таблицы, чтобы просмотреть строку подключения и другие сведения.

В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц выберите источник данных или отдельные связанные таблицы.

Выбор источника данных выделяет все связанные таблицы. Развертывание (+) записей в источнике данных для выбора отдельных связанных таблиц.

Нажмите кнопку Обновить.

Если у вас возникли проблемы с расположением источника данных, введите правильное расположение, если будет предложено или изменен источник данных.

Убедитесь в том, что столбец состояние отображается (возможно, потребуется прокрутить его), а затем проверьте его, чтобы увидеть результаты.

Ошибкой Связанные таблицы успешно обновлены.

Сбой Возникла проблема с одной или несколькими связанными таблицами. Ниже перечислены наиболее распространенные причины неудачных появления: новые учетные данные или изменение имени таблицы. Чтобы устранить эту проблему, повторно свяжите источник данных или связанную таблицу.

Нажмите кнопку Обновить еще раз, чтобы исправить все ошибки связанной таблицы, а столбец Status — » успешно«.

Повторное связывание источника данных или связанной таблицы

Повторно свяжите источник данных, чтобы изменить его расположение и связанную таблицу, чтобы изменить ее имя.

Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

Совет На панели навигации можно навести указатель мыши на имя связанной таблицы, чтобы просмотреть строку подключения и другие сведения.

В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц выберите источник данных или отдельные связанные таблицы.

Нажмите кнопку повторное связывание.

Независимо от того, есть ли в Access источник данных, Access предложит вам указать новое расположение источника данных. После того как вы введете нужное расположение, вы можете оставить существующие имена связанных таблиц без изменений или выбрать новые имена таблиц.

Убедитесь в том, что столбец состояние отображается (возможно, потребуется прокрутить его), а затем проверьте его, чтобы увидеть результаты.

Ошибкой Связь между связанными таблицами успешно обновлена.

Сбой Возникла проблема с одной или несколькими связанными таблицами.

Поиск связанной таблицы

Введите текста в поле Поиск.

При поиске не учитывается регистр, а для динамического списка имен таблиц ссылок используются типы с упреждающей Отделом.

Изменение источника данных

В зависимости от источника данных вы можете изменить отображаемое имя, путь к источнику данных, имя файла, пароль или строку подключения.

Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

Совет На панели навигации можно навести указатель мыши на имя связанной таблицы, чтобы просмотреть строку подключения и другие сведения.

В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц выберите источник данных, наведите указатель мыши на источник данных и нажмите кнопку изменить.

Изменение сведений об источнике данных Excel

Нажмите кнопку Готово.

Добавление источника данных и связанных таблиц

Вы можете добавлять следующие типы источников данных: Access, SQL (сервер и Azure), Excel или Custom (текст, Microsoft Dynamics, список Шаепоинт, ODBC).

Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц нажмите кнопку Добавить.

Выполните одно из следующих действий:

Выберите SQL (сервер/Azure), нажмите кнопку Далее, а затем введите данные о входе и DSN для SQL Server. Дополнительные сведения можно найти в разделе Импорт или связывание с данными в базе данных SQL Server и связывание или импорт данных из базы данных Azure SQL Server.

Удаление источника данных или связанной таблицы

Возможно, вы хотите удалить источник данных или связанную таблицу, так как они больше не нужны и не изменяют диалоговое окно » диспетчер таблиц ссылок «.

Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

В диалоговом окне » Диспетчер связанных таблиц » выберите один или несколько источников данных или связанных таблиц.

Нажмите кнопку Удалить.

При появлении запроса на подтверждение нажмите кнопку Да.

При удалении связанной таблицы удаляются только те данные, которые использовались для ее открытия в источнике данных, а не в самой таблице.

Источник

Связывание таблиц и удаление связей в Microsoft Access

Работа с базами данных — процесс, требующий определённых навыков и понимания некоторых нюансов. Разработанная компанией Microsoft программа Access даёт пользователям возможность быстро создавать и редактировать БД. Один из важнейших моментов, с которым обязательно нужно разобраться, при создании БД — связывание её элементов. В этой статье разберёмся с тем, как создать или удалить связи между таблицами в Access. Давайте же начнём. Поехали!

Прежде чем мы перейдём к связыванию, необходимо создать так называемые ключевые поля. Что это такое? Ключевое поле — это поле, определяющее каждую запись. Теперь перейдём непосредственно к его созданию. Открыв нужную таблицу, щёлкните правой кнопкой мыши по вкладке и выберите пункт «Конструктор». Затем добавьте новое поле. Например, если у вас есть список сотрудников, то ключевым стоит сделать «код сотрудника», указав тип данных «счётчик» либо «числовой». Чтобы сделать его ключевым, нажмите кнопку «Ключевое поле», расположенную на панели инструментов Microsoft Access. Далее, необходимо проделать то же самое для всех остальных таблиц.

Теперь уже можно связывать наши таблицы. Чтобы сделать это, откройте вкладку «Работа с базами данных» и в разделе «Отношения» ленты инструментов выберите пункт «Схема данных». Перед вами откроется окно, в котором понадобится выбрать все таблицы. Поочерёдно кликните по каждой из них. Закончив, выйдите из этого окна. Теперь нужно определиться с тем, как именно связывать. Например, есть две таблицы: «Бренд» и «Одежда», между которыми необходимо связать между собой. Поле «Код бренда» должно быть и там, и там. Если оно отсутствует — создайте его. При этом для записей категории «Бренд» оно будет ключевым (так называемый первичный ключ), а для «Одежда» — обычным (внешний ключ). Первичный ключ «Код бренда» перетащите на внешний ключ «Код бренда». После этого появится диалоговое окно, в котором нужно отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Отметив все пункты, нажмите кнопку «Создать». Появится чёрная линия, соединяющая указанные строки. Созданная связь имеет название «один ко многим». То есть в приведённом примере это будет означать, что один бренд может выпускать много разной одежды.

Далее, аналогичным образом свяжите все остальные, не забывая добавлять поля. Имея минимум три таблицы (среди которых две основных и одна промежуточная), вы можете создать тип связи «многие ко многим». Для заполнения полей, являющихся внешними ключами, можно использовать «Мастер подстановок». Чтобы сделать это, перейдите в режим конструктора и в разделе «Тип данных» выберите пункт «Мастер подстановок». В открывшемся окне выберите откуда будет взята информация для заполнения. Затем укажите нужные поля и нажмите кнопку «Далее». Следующие два окна можно пропустить. В конце кликните по кнопку «Готово». Прежде чем начать заполнение, программа предложит вам сохраниться, щёлкните «Да». Обратите внимание, что заполнение таким способом возможно только в случае, если связь ещё не установлена. Если у вас так не получилось, то вы можете удалить её и заполнить ячейки. После этого она автоматически появится, однако, вам понадобится кликнуть по ней два раза и отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Чтобы удалить связь, кликните по кнопке «Схема данных» на панели инструментов, затем щёлкните по линии, показывающей её, и нажмите на клавиатуре клавишу delete.

Теперь вы знаете как добавляются и удаляются связи при работе с БД в программе Microsoft Access. Обладая этими навыками, вы уже сможете создавать полноценные, функционирующие БД, однако, продолжайте развивать свои знания программы Access. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

Источник